5 مرحله برای نوشتن یک ایمیل حرفه ای کامل به زبان انگلیسی

برای بسیاری از ما، نوشتن ایمیل رایج ترین شکل ارتباط تجاری است، بنابراین مهم است که آن را به درستی انجام دهیم. اگرچه ایمیل‌ها معمولاً به اندازه نامه‌ها رسمی نیستند، اما همچنان باید به صورت حرفه‌ای نوشته شوند تا تصویر خوبی از شما و شرکت تان را ارائه دهند.

چگونه یک ایمیل رسمی بنویسیم؟

این پنج مرحله ساده را دنبال کنید تا مطمئن شوید ایمیل هایی که به زبان انگلیسی می نویسید کاملا حرفه ای هستند:

1. با خوشامد گویی شروع کنید.

2. از گیرنده ی ایمیل تشکر کنید.

3. اصل مطلب خود را بیان کنید.

4. سخنان پایانی خود را به ایمیل اضافه کنید.

5. با یک پایان بندی مناسب به ایمیل خود خاتمه دهید.

 

1. با خوشامد گویی شروع کنید.

همیشه ایمیل خود را با یک خوشامد گویی و برخوردی با احترام شروع کنید: مانند "لیلیان عزیز" "Dear Lilian".

اگر رابطه ی رسمی ای با خواننده دارید، از نام خانوادگی او استفاده کنید (مثلاً "خانم پرایس عزیز" "Dear Mrs. Price").

اگر ارتباطی صمیمی تر با خواننده دارید، می توانید به سادگی بگویید "سلام کلی" "Hi Kelly".

اگر نام شخصی را که برای او ایمیل می‌نویسید نمی‌دانید، از عبارت «To whom it may concern» یا «Dear Sir/Madam» استفاده کنید.

 

2. از گیرنده ی ایمیل تشکر کنید.

اگر دارید به درخواست مشتری پاسخ می دهید، باید با یک جمله تشکر ایمیل خود را شروع کنید.

به عنوان مثال، اگر کسی در مورد شرکت شما سوالی دارد، می توانید بگویید:

"از تماس شما با شرکت ABC متشکرم" "Thank you for contacting ABC Company".

اگر کسی به یکی از ایمیل‌های شما پاسخ داده است، حتماً بگویید:

"از پاسخ سریع شما متشکرم" "Thank you for your prompt reply"

یا "از اینکه به من پاسخ دادید متشکرم" "Thanks for getting back to me".

تشکر از خواننده نه تنها باعث آرامش خاطر او می شود، بلکه باعث می شود که شما نیز مؤدب تر به نظر برسید.

 

3. اصل مطلب خود را بیان کنید.

اگر به تازگی شروع به کار کردن با ایمیل کرده اید، ممکن است گنجاندن یک جمله تشکر در ایمیل برایتان غیرممکن باشد. در عوض، با بیان اصل مطلب خود شروع کنید.

به عنوان مثال، "من برای پرس و جو در مورد ... می نویسم" " I am writing to enquire about …" یا "من با اشاره به ... می نویسم" " I am writing in reference to …".

هدف و اصل مطلب خود را همان ابتدا مشخص کنید و سپس وارد متن اصلی ایمیل خود شوید. به یاد داشته باشید، مردم می خواهند ایمیل ها را در سریعترین شکل ممکن بخوانند، بنابراین جملات خود را کوتاه و واضح نگه دارید. همچنین باید به گرامر، املا و علائم نگارشی دقت کنید تا تصویری حرفه ای از خود و شرکت تان ارائه دهید.

 

4. سخنان پایانی خود را به ایمیل اضافه کنید.

قبل از اینکه به ایمیل خود پایان دهید، مودبانه است که یک بار دیگر از خواننده تان تشکر کنید و چند نکته پایانی مودبانه نیز اضافه کنید.

می‌توانید با «از شکیبایی و همکاری شما متشکرم» "Thank you for your patience and cooperation" یا «از توجه شما متشکرم» "Thank you for your consideration" شروع کنید؛

و سپس با «اگر سؤال یا ابهامی دارید، از مطلع کردن من دریغ نکنید » " If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know" و «من مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم » " I look forward to hearing from you" ادامه دهید.

 

5. با یک پایان بندی مناسب به ایمیل خود خاتمه دهید.

آخرین مرحله این است که یک پایان بندی مناسب با نام خود داشته باشید.

"با احترام" "Best regards"، "ارادتمند شما" "Sincerely" و "با تشکر" "Thank you" همه پایان بندی های حرفه ای هستند.

از پایان‌هایی مانند «بهترین آرزوها» "Best wishes" یا «به سلامتی» "Cheers" خودداری کنید، مگر اینکه دوستان صمیمی و خوبی با خواننده باشید.

در نهایت، قبل از زدن دکمه ارسال، یک بار دیگر ایمیل خود را بررسی کرده تا مطمئن شوید که همه چیز واقعاً عالی و حرفه ای است!

 

Source:

https://englishlive.ef.com/blog/career-english/write-perfect-professional-email-english-5-steps/

مترجم: مبینا سرشاد سرهنگی

برچسب ها : نوشتن ایمیل ایمیل به زبان انگلیسی آموزش ایمیل ایمیل انگلیسی طرح درس آموزش زبان زبان انگلیسی زبان آنلاین